La vocation de la Carte d'Achat Public est d'optimiser les achats de faibles montants des collectivités territoriales(moins de 150E).
En effet, ceux-ci représentent 75% des transactions des administrations, mais seulement 4% du montant de leurs achats. La Carte d'Achat Public permet donc de réduire considérablement les coûts de transaction.
UN PEU D'HISTOIRE…
Née aux Etats-Unis vers la fin des années 80, la Carte d'Achat (ou Purchasing Card) fait son apparition en Europe vers le milieu des années 90 : d'abord au Royaume-Uni en 1994, puis en France en 1999. Son arrivée coïncide avec un besoin et une volonté de moderniser les procédures d'achat.
En 2001, au regard des résultats obtenus dans les pays anglo-saxons, le Ministère de l'Economie, des Finances et de l'Industrie (MINEFI) lance le projet " Carte d'Achat Public " avec des pilotes représentant les organismes publics, des banques et des fournisseurs. Le but de ce projet : déterminer si la Carte d'Achat Public peut être généralisée à toute la sphère publique et dans quelles conditions.
En 2004, en raison du succès de la Carte d'Achat Public et de l'enthousiasme des pilotes, le MINEFI décide d'enclencher la procédure de généralisation de son utilisation dans un cadre défini par une nouvelle législation (télécharger le décret officiel) et par un ouvrage sur la Carte d'Achat Public (CAP).
LES OBJECTIFS : Les achats de faibles montants (moins de 150E) coûtent très chers en traitement administratif pour toute entreprise, publique comme privée. En effet, ils représentent à peine plus de 4% de la valeur des dépenses d'achat des administrations, mais 75% de leurs transactions, avec un coût de traitement de 80 à 120€ par facture.
La Carte d'Achat Public est à la fois un outil de commande simple à utiliser pour les achats de faibles montants, et une solution de paiement rapide des fournisseurs.
Elle permet aux utilisateurs d'effectuer directement, auprès de fournisseurs référencés, les achats de faibles montants nécessaires à leur travail quotidien… Tout en leur fournissant un outil simple d'usage, offrant toutes les garanties de contrôle et de sécurité pour la maîtrise des dépenses.
Comme toute autre carte de paiement, la Carte d'Achat Public est personnelle. Elle est réservée à un usage strictement professionnel. Elle est paramétrée de manière à n'être utilisée que dans un cadre défini par les gestionnaires de projet.
Acte d'achat délégué, porteurs responsabilisés, gains de temps assurés par la simplicité d'utilisation : autant d'éléments qui permettent d'optimiser les procédures administratives… Les économies peuvent atteindre 80% sur le coût global de traitement d'une transaction !
SIMPLIFIER LE PROCESSUS DE COMMANDE
• Grâce à la Carte d'Achat Public, le porteur (le détenteur de la carte) peut passer immédiatement sa commande au fournisseur agréé, sans avoir recours à différents intermédiaires.
• Sa commande est automatiquement acceptée si elle entre dans le cadre prévu par l'ordonnateur (la personne qui délivre la carte) et les règles d'autorisation fixées dans le cadre du marché avec la banque.
• Une fois la commande passée : - Achat de proximité : le porteur repart avec son achat et sa facture qu'il remet au service comptable de son établissement. - Achat à distance (téléphone, fax ou site web) : le fournisseur demande l'autorisation puis livre la marchandise au client ; il saisit la facture sur la plate-forme d'échange Carte d'Achat Public ainsi que sur son propre logiciel comptable et envoie par la poste la facture papier (obligatoire) au service comptable du client.
LIMITER LA GESTION ADMINISTRATIVE Grâce à la Carte d'Achat Public, les achats de faibles montants sont donc traités bien plus rapidement, ce qui permet de fluidifier vos services internes. Les doublons qui existaient sont automatiquement supprimés : le temps et les ressources ainsi libérées peuvent être affectées au développement de projets de plus grande valeur ajoutée.
ACCELERER LE REGLEMENT DES FOURNISSEURS
La Carte d'Achat Public garantit à vos fournisseurs un règlement sous quelques jours. C'est un argument fort pour leur en faire accepter le principe ! Et plus le nombre de fournisseurs affiliés à la Carte d'Achat Public sera grand, plus vous pourrez faire d'économies !
RESPONSABILISER LES PORTEURS
Traditionnellement, la personne responsable du marché était celle qui effectuait l'ensemble des étapes du processus, jusqu'à l'acte de commande et de validation du paiement. L'usage de la Carte d'Achat Public repose sur le principe de la délégation de commande. Les porteurs de la Carte d'Achat Public, dans les collectivités locales et les administrations, deviennent les agents amenés à commander directement les produits et les services nécessaires à l'accomplissement de leurs missions. Le cadre reste défini par les services d'achat.
En France, toute structure soumise aux règles de comptabilité publique peut utiliser la Carte d'Achat Public, pour tout type de commande(à l'exception des marchés de travaux).
Les sites pilotes :
Collectivités locales :
• Ville de Meudon
• Ville d'Issy les Moulineaux
• Communauté Urbaine de Lyon
Etablissements publics :
• Centre Hospitalier Ste-Anne
• Laboratoire d'Essais
• Université d'Artois
• Assistance Publique - Hôpitaux de Paris
Administrations :
• Ministère de l'Intérieur
• Délégation Générale pour l'Armement du Ministère de la Défense
• Trésorerie Générale des Hauts de Seine
UN PROGRAMME D'EXPERIMENTATION
Afin de valider l'usage des Cartes d'Achat dans les différentes composantes de la sphère publique et avant d'envisager le déploiement sur une plus grande échelle, le MINEFI a ouvert un vaste programme d'expérimentation sur 10 sites pilotes. Ces sites s'étaient montrés demandeurs pour développer des solutions visant à simplifier la vie des utilisateurs, améliorer les délais de règlement et réduire les coûts administratifs.
Le programme s'est étalé sur plus d'un an et s'est achevé sur un premier bilan en 2003. Son succès a été tel que la plupart des sites pilotes ont demandé à pouvoir poursuivre l'expérience.
Nous sommes dans l'attente des textes permettant d'étendre l'usage de la carte d'achat à l'ensemble de la sphère publique.
La Carte d'Achat Public permet de régler tous types d'achats. Elle est particulièrement adaptée au paiement de commandes de faibles montants, comme les fournitures de bureau. Elle ne peut être utilisée que dans le cadre d'accords prédéfinis avec la banque et les fournisseurs agréés et équipés.
LA RELATION TRIPARTITE La relation tripartite acheteur/fournisseur/banques est basée sur le professionnalisme de chacun des partenaires : elle vous assure des transactions fiables, efficaces et rapides.
Chacune des trois parties est liée aux deux autres par un contrat indépendant.
La Carte d'Achat Public repose sur le mandat donné par l'entité acheteuse à la banque pour vérifier :
• la validité de la carte
• l'affiliation du fournisseur
• le paramétrage des montants par transaction et par mois
Le coût de la Carte d'Achat Public est supporté par le client et le fournisseur.
Les différents échanges et transactions au sein de la relation Tripartite :
1] Commande
2] Demande d'autorisation
3] Autorisation ou refus avec motif
4] Livraison dans le cas d'un accord de la banque, sinon communication de la raison du refus
5] Envoi de facture
6] Télécollecte
7] Débit de l'acheteur, crédit du fournisseur 8] Relevés papiers et électroniques
Il suffit de quelques semaines de collaboration entre les différents partenaires pour mettre en place la Carte d'Achat Public.
Une démarche simple et rigoureuse qui s'organise autour de quatre étapes majeures.
METHODOLOGIE ET DEMARCHE
La démarche de mise en place d'un programme de Carte d'Achat Public présentée ci-dessous se base sur :
• l'expérience des pilotes ayant participé au projet du MINEFI
• les programmes menés dans le secteur privé
La démarche nécessite avant tout la nomination d'un responsable de programme.
Elle se décompose en quatre étapes majeures :
• 1ère étape Interne : Validation du projet par les instances ad hoc. Externe : Sélection du partenaire bancaire.
• 2ème étape Interne : Information et formation de la population cible.
Mise en place des procédures dédiées. Externe : Information des fournisseurs ciblés.
• 3ème étape
Il est recommandé de réaliser une application pilote ou une phase intermédiaire d'expérimentation sur un panel restreint d'employés et sur un échantillon de fournisseurs motivés. Généralement, la mise en place d'un pilote nécessite quelques semaines.
• 4ème Etape
Généralisation du programme
La réussite du programme de mise en place repose sur une collaboration étroite avec l'ensemble des partenaires, qu'ils soient internes ou externes.
Nous sommes convaincus que la Carte d'Achat Public est une réelle avancée pour vous autant que pour nous.
De plus, les fournitures de bureau sont des produits qui cadrent parfaitement avec le champ d'application de la Carte d'Achat Public.
OFFICE DEPOT BUSINESS SOLUTIONS ET LA CARTE D'ACHAT PUBLIC Très tôt, nous nous sommes associés au projet de développement mené par le Ministère de l'Economie, des Finances et de l'Industrie.
Ainsi, nous avons joué un rôle majeur dans son déploiement en France en apportant notre expertise et notre savoir-faire dans le commerce électronique.
Aujourd'hui, grâce à la Carte d'Achat Public, nous mettons à votre disposition des solutions de commande ou de facturation électroniques efficaces et fiables, vous assurant des réductions considérables des coûts d'acquisition.
Bien entendu, nos collaborateurs sont formés à cet outil afin de répondre à toutes vos demandes.
Office Depot Business Solutions est leader de la distribution de fournitures de bureau, consommables bureautique-informatique et mobilier de bureau auprès des entreprises publiques et privées. La fourniture de bureau est l'illustration parfaite des achats non stratégiques de faible montant.
Commandée par l'ensemble des services de l'entreprise, elle génère des flux importants.
Pour Office Depot Business Solutions, cela représente, en moyenne, 10 000 commandes quotidiennes préparées, livrées et facturées.
Ce n'est pas un hasard si Office Depot Business Solutions s'est engagé pleinement dans la mise en place de la Carte d'Achat Public… Précurseur des outils de commandes électroniques, Office Depot Business Solutions a été pilote de ce projet et vous propose aujourd'hui des solutions de commande et de facturation de pointe.
DES OUTILS ET SERVICES EPROUVES
Pour optimiser le traitement des achats et réduire les coûts d'acquisition, Office Depot Business Solutions propose à ses clients des solutions électroniques :
• Outils de commandes électroniques respectant les règles de gestion du client : catalogues, budgets, signatures, etc. grâce à un paramétrage personnalisé (Guilweb).
• Facturation électronique assurant l'intégration comptable.
• Dématérialisation fiscale pour la suppression du papier.
Ces solutions ont fait leurs preuves depuis plus de 15 ans et sont en développement constant. Représentant aujourd'hui plus de 40% de nos flux, elles font partie intégrante de notre offre commerciale et sont portées par nos équipes dédiées.
UNE DEMARCHE TRANSERSALE ET COHERENTE La Carte d'Achat Public est naturellement complémentaire de toutes les solutions Office Depot Business Solutions, auxquelles elle peut être couplée pour de nombreuses applications… De la plus simple (un moyen de commande sur Internet) à la plus intégrée (un outil de délégation de commande permettant le paiement mais aussi l'intégration comptable et la dématérialisation fiscale).
Nous avons donc intégré les Cartes d'Achat Public à notre système d'information afin de :
• Profiler les organisations clients à nos outils de commande électronique dans le respect de la stratégie de paiement par carte arrêtée avec les banques.
• Véhiculer automatiquement auprès des banques les éléments nécessaires :
- à l'autorisation de la dépense
- à la facturation pour intégration et dématérialisation
• Réaliser un lettrage automatique de notre comptabilité.
La complémentarité et l'interopérabilité des offres permettent la dématérialisation complète de la totalité du processus.
Elles peuvent être réalisées par étapes, en adéquation avec vos priorités. Ces solutions apportent de réelles possibilités d'économies, répondant à vos préoccupations.
Grâce à son expertise des outils de commande électroniques, Office Depot Business Solutions vous assure une mise en place de la Carte d'Achat Public simple et maîtrisée de A à Z. Nos équipes, parfaitement formées à cet outil, sont disponibles pour vous accompagner et répondre à toutes vos demandes.
MISE EN PLACE DU PROCESSUS DE COMMANDE
VERS GUILBERT OFFICE DEPOT avec la Carte d'Achat Public
Pré requis :
• Vous êtes en possession de votre propre Carte d'Achat Public
• Celle-ci a été paramétrée auprès de votre banque
• Les porteurs de cartes maîtrisent les procédures de passation de commandes
• Vous avez un marché avec Office Depot Business Solutions, c'est-à-dire une tarification établie et une prestation définie.
Procédure d'identification des clients porteurs de cartes :
Vous communiquez à Office Depot Business Solutions :
• le numéro de carte et sa date de validité
• le nom du porteur
• l'adresse de livraison et l'adresse de facturation, spécifiées pour chaque carte (l'adresse de facturation est souvent commune à toutes les cartes).
L'ensemble de ces informations sera intégré au système d'information de Office Depot Business Solutions et donnera lieu à la création de votre numéro de compte client.
C'est à partir de ce numéro de compte spécifique que Office Depot Business Solutions :
• reconnaîtra le porteur
• enregistrera les futures commandes
• déclenchera automatiquement les processus :
- d'autorisation vers la banque
- de télécollecte vers la banque pour le paiement
• produira une facture par commande livrée portant la mention "acquittée"
L'ensemble du processus de livraison restant identique.
Toutes les mises à jour liées aux cartes doivent être communiquées à Office Depot Business Solutions.
Simplicité d'utilisation, rapidité et fiabilité : la Carte d'Achat Public conjugue de très nombreux avantages et vous assure un service personnalisé. Quel que soit le processus de commande, les achats se font simplement avec une traçabilité totale.
• Procédure de commande manuelle Pour ce type de processus, un service client dédié sera habilité à traiter vos commandes.
• Notre outil électronique : Guilweb Office Depot Business Solutions vous propose la mise à disposition de son outil de prise de commande électronique : Guilweb. Interconnecté avec les plates-formes bancaires, il a été spécialement développé pour répondre aux exigences de la Carte d'Achat Public.
Les achats se font en ligne avec une traçabilité totale :
• l'utilisateur se connecte par un mot de passe unique et sécurisé
• il effectue sa commande sur le catalogue des codes articles et des prix négociés définis avec l'organisation acheteuse (exemple : marché de fournitures uniquement)
• lors de la validation de la commande, Guilweb va automatiquement chercher l'autorisation sur le serveur de la banque et informe en ligne l'utilisateur de l'acceptation ou du motif du refus.
Cette procédure est éprouvée et répond aux exigences de tous nos clients.
Avec plus de 50 000 e-commandes traitées en 2004 avec des cartes d'achat, Office Depot Business Solutions est reconnu pour son expertise dans ce domaine.
>Pour connaître les avantages et le fonctionnement de notre outil Guilweb :
